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Office 365, la suite de ofimática de Microsoft sincronizada con cloud computing

A finales de este mes de junio Microsoft anunció la inmediata disponibilidad de su servicio de ofimática sincronizada remotamente, llevando su software conocido como Office junto con otros programas al cloud computing. Aunque ya funcionaba como beta y estaba en pruebas para diferentes empresas multinacionales y también para pequeñas y medianas empresas, Office 365 ya tiene sus tarifas oficiales por planes mensuales para las empresas que quieran usar el software manteniendo organizados equipos de trabajo y con respaldo remoto. El núcleo de Office 365 son las conocidas aplicaciones de ofimática para procesador de texto, presentaciones, hojas de cálculo, gestión de correo con buzones individuales de hasta 25 Gb de espacio y con capacidad de enviar correos de hasta 25 Mb, además de otros programas para organizar reuniones online con mensajería y videoconferencia: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Outlook junto con Microsoft Exchange, SharePoint y Lync. Microsoft ha habilitado una página comunitaria de Office 365 con foros y wikis donde se pueden resolver dudas de uso del software y de la sincronización para documentos ofimáticos entre trabajadores. También tiene un programa de partners donde diferentes empresas de actividad económica relacionada o gestionada con tecnologías de la información (TI) puede ser mentora de otra al iniciar una transición o adaptación al cloud computing empresarial.

Office 365

Los planes para pequeñas empresas o Plan P, tienen una tarifa de 5,25 euros por usuario / por mes, y están pensados para grupos empresariales de un máximo de 50 trabajadores. Los planes para medianas a grandes empresas o Plan E1 a E4, tienen tarifas de entre 9 a 25,50 euros por usuario / por mes, según las prestaciones de cada plan de Office 365 en software de reuniones virtuales y respaldo. El competidor más fuerte y ya posicionado es evidentemente Google Apps para empresas, con la suite de Docs, Calendar, los grupos de trabajadores y otras prestaciones para sincronizar la actividad de la empresa que incluye Google Cloud Connect para Microsoft Office, pudiendo editar documentos simultaneamente pasándolos a Google Docs, manteniendo la productividad de los empleados que van de viaje y no están en un puesto de trabajo pero se conectan por un smartphone, tablet o computadora portátil.

Google Apps para empresas

Según un artículo publicado por Reuters aunque hay un desnivel cuantitativo entre las personas que usan Google Apps, entorno a 40 millones, frente a los millones de personas que de forma particular y en grupos empresariales usan la suite de Office, entorno a 750 millones, la decisión de Microsoft de poner ya disponible Office 365 mostraría que van por detrás de Google al ofrecer soluciones empresariales sincronizadas remotamente con cloud computing, sobretodo a nivel de las pequeñas y medianas empresas que pueden encontrar mucho más asequibles económicamente los planes de Google, aunque grandes compañias muy habituadas al software de Microsoft puedan adaptarse a Office 365 sin una curva de aprendizaje al probar innovaciones, aún con coste superior. Si se lee la tabla de características de Google Apps para empresas puede verse que el plan flexible tiene un coste de 4 euros por cuenta de usuario, mientras que el plan anual tiene un coste de 40 euros por cuenta de usuario al año, además el espacio en cuenta de correo Gmail es también de 25 Gb, junto con las prestaciones de los programas de ofimática y organización de tareas con seguridad en la información transmitida.

– Nota de prensa con el anuncio de la disponibilidad de Office 365 en la web corporativa de Microsoft.
– Página oficial con la descripción de Office 365.

iCloud, centralización remota de contenidos multimedia en dispositivos Apple

Apple iCloudApple competirá de manera determinante con Spotify, Google y con Amazon, iCloud es el servicio de computación remota, metaforicamente llamado nube desde hace años, que sincronizará los contenidos multimedia entre dispositivos Apple como iPhone, iPod, iPad y las computadoras Mac, permitiendo de un modo sencillo tener almacenado remotamente cualquier contenido adquirido con un dispositivo y automáticamente sincronizar por red inalámbrica con otros aparatos Apple. La compañia dirigida por Steve Jobs gira también hacia el nuevo centro de la computación en software privado, el cambio parece definitivo en el traslado del centro neurálgico a internet con jerarquización sobre escritorio, contraponiendo al menos dos décadas en tecnologías de la información, la computadora personal no será ya el centro de la vida digital, donde se almacenen los contenidos en escritorio.

Al comprar canciones en iTunes, la música queda almacenada en un servidor y descargada en un dispositivo, desde ese momento la podemos sincronizar con el reproductor iPod Touch, la tablet iPad, el smartphone iPhone y la computadora, según los aparatos de Apple que manejemos. Si perdiesemos los contenidos, no sólo música, sino también fotos o cualquier archivo almacenado en iCloud, lo podemos recuperar, la sincronización entre escritorio y servicio remoto privado no es ninguna novedad, pero las condiciones que ofrece Apple cambian el mercado de los servicios cloud computing. También las aplicaciones se sincronizarán a través de iCloud, al comprarlas se descargarán y actualizarán automáticamente en todos los equipos compatibles, eliminando los cables para sincronizar el software entre dispositivos Apple. Otra prestación interesante del servicio de iCloud es incluir backup remoto, se realizarán copias de seguridad de las modificaciones nuevas, incluyendo música, aplicaciones, fotografías, libros electrónicos, configuraciones, agenda de contactos, calendario, mensajes, además de que en iTunes podamos conocer el historial de música legítimamente adquirida. Se complementa con iTunes Match, un desarrollo de Apple muy acertado que permite identificar la música que ya tenemos en la computadora, independientemente de donde fue adquirida y en que formato la pasamos, con hasta 18 millones de canciones presentes en iTunes y sincronizarlo todo en iCloud por un precio anual de 25 dólares, reproduciendo las pistas de música en 256 kbps algo diferente a lo que están ofreciendo los competidores de Apple, más asequible desde luego que Amazon cloud player.

Hay al menos algunas importantes pegas en este punto:

Durante la comprobación de iTunes Match, se toma la biblioteca de música completa del usuario para ponerla en contraposición con iTunes y subir todas las pistas al almacenamiento de iCloud, pero la subida a la nube plateada bien podría hacerse con música no adquirida legítimamente y en esto Apple no tiene que tomar la responsabilidad de los usuarios, aunque establezca filtros para evitar que antiguos CD o copias descargadas puedan ser «legalizadas» aún cuando no se respetó la propiedad intelectual. La conexión de banda ancha del usuario tiene que ser excelente para poder mover grandes colecciones aunque la aplicación de Apple sea muy rápida comprobando librerías, la subida y descarga depende de nuestra velocidad en conexión a internet, que de momento en capacidad de almacenamiento tiene soluciones mejores, el ya conocido Dropbox o mantener el clásico y tan necesario disco externo de resguardo con copia de seguridad de todos nuestros contenidos importantes.

Suponiendo que la música es totalmente legítima y no hay piratería que se intente «legalizar», confiando la autoexigencia moral interiorizada del usuario y en los filtros de comprobación de iTunes Match, el precio que se paga es para almacenar y tener disponibilidad sincronizada en dispositivos Apple, no por acceder a la colección de música de iTunes que mantiene el pago por canción y albúm de música, en este caso Spotify sí gana a iCloud en los siguientes aspectos:

1- Calidad de sonido: la mayoría de los archivos de música MP3 son de 320 kbps, mejor bitrate, otra cosa es que algunos no noten relevancia acústica al subir de 256 kbps a 320 kbps.

2- Catálogo de música: si bien Apple iTunes ofrece 18 millones de canciones, es música accesible a compra, pero no se puede reproducir por una cuota, se compra, almacena remotamente y se sincroniza, en Spotify hay ya una variedad de más de 13 millones de canciones y subiendo cada día, que puede disfrutarse de forma asequible con cuenta premium sin limitaciones. ¿Qué es más interesante? Se puede tener Spotify por un precio único, anualmente mucho más alto que iCloud con iTunes Match, disfrutando legítimamente de la variedad del catálogo en ambos casos, mientras que podemos pagar diferentes conceptos entre iTunes, pagando por cada canción nueva, más el servicio de comprobación entre iTunes y el nuevo servicio de cloud computing que saldría finalmente más caro que Spotify por acumulación si queremos disfrutar de miles de canciones. Sí, con Apple se conserva todo lo que pagamos y lo podremos asegurar, mientras que en Spotify tendríamos mejor relación de accesibilidad por cuota única a todo el catálogo pero sin almacenamiento remoto incluido con backup, aún teniendo nuestras preferencias sincronizadas en distintos sistemas operativos. Depende de prioridades del usuario finalmente.

3- Streaming: el servicio iTunes Match más iCloud no ofrece streaming de música, sirve para sincronizar y asegurar música en almacenamiento remoto accesible en internet, mientras Amazon cloud player sí lo hace pero con precios todavía mejorables al basarse en la compra de música y almacenamiento remoto de manera más imperfecta, Google music está en beta sin tener todavía suficientes datos, Spotify sería una opción excelente en streaming pero no tendría el almacenamiento remoto de Amazon.

Sincronización iCloud de Apple.

Entre las características destacadas que se conjugan con el servicio de almacenamiento y sincronización iCloud están Photo Stream, un álbum digital que permanece sincronizado en nuestros dispositivos Apple, ya sean iPhone, una computadora Mac o un ordenador con Windows instalado que utilice este gestor de imágenes. En Mac será a través de iPhone, en Windows la carpeta de imágenes, y en iOS, una nueva sección llamada también Photo Stream. En los ordenadores, las fotos quedan todas almacenadas y sincronizadas con iCloud, mientras que en los equipos iOS sólo quedan almacenadas en el dispositivo las últimas 1.000 imágenes. En el almacenamiento de iCloud que será inicialmente de 5 GB y posiblemente ampliándolo en los próximos meses mejoraría el servicio, las fotos que subamos se irán almacenando, mantenidas hasta 30 días, plazo donde será posible recuperarlas remotamente. Para conservarlas sincronizadas tendremos que organizarlas en los álbumes correspondientes conectando desde escritorio. En el caso de las imágenes que tomemos será una buena idea utilizar la reproducción de Apple TV pudiendo utilizarlas desde el almacenamiento remoto en iCloud y visualizarlas en un televisor HDTV, una nueva forma que antes estaba caracterizada por la conexión HDMI.

Sincronización iCloud de Apple.

Los documentos de la suite de ofimática iWorks también se sincronizan entre dispositivos gracias a iCloud, algo completamente capital teniendo en cuenta que muchas personas trabajan habitualmente con este tipo de software y además sincronizan otros programas de gestión de tareas GTD como Evernote. Aún sincronizando por red inalámbrica entre dispositivos, no está todavía desarrollado al nivel que ofrece Google Docs para empresas o grupos de trabajo. La actualización de software a iOS 5, el sistema operativo para dispositivos móviles de Apple, permite mejorar características en iPod Touch, iPad y iPhone, respecto de las notificaciones de alerta, calendario, cámara con mejores prestaciones al capturar fotografías, la mensajería y su uso en redes sociales como Twitter, la navegación usando Safari permite conjugarse con iCloud de manera que se guarden configuraciones, artículos que queramos conservar para leer posteriormente y marcadores de interés. Aunque ya está disponible, la versión definitiva de iCloud estará actualizada con todas sus características para otoño de 2011.

– Más información sobre iCloud en la web corporativa de Apple.
– Video de la keynote WWDC 2011 en San Francisco, con información sobre iCloud, iOS5 y Mac OS X Lion en la sección de Apple Events.

Herramientas para realizar copias de seguridad de tus cuentas y perfiles online

Cloud computing o computación en la nube, es una metáfora en relación con los servicios online que podemos utilizar en internet pero que al contrario que los programas de escritorio, solamente tenemos acceso a nuestros datos conectando con los servidores remotos donde tenemos alojadas las cuentas. Puedes acceder a tus datos desde cualquier parte conectándote a internet, no como si tuvieses datos almacenados en un disco duro o guardados los archivos en una unidad de almacenamiento externo que solamente tú controlas.

Los usuarios pueden acceder a los servicios disponibles «en la nube de internet», donde la información se almacena de manera permanente en servidores conectados a internet, en algunos casos la empresa tiene sus propios data centers con técnicos que controlan los ordenadores, y se envía a cachés temporales de cliente web. La computación en nube es un concepto general que incorpora el software como servicio online, la Web 2.0 y las redes sociales de forma que permitan a los usuarios resolver sus necesidades en temas de computación en internet.

Dado que la computación en nube no permite a los usuarios poseer físicamente sus datos, su privacidad y todo lo que hayan guardado en sus cuentas queda en la responsabilidad del almacenamiento de datos y su control en manos del proveedor. La computación en nube ha sido criticada por limitar la libertad de los usuarios y hacerlos dependientes del proveedor de servicios, que puede tanto cancelar las cuentas sin previo aviso incluso si es un servicio de pago, no ser honesto con el respecto a la privacidad de datos, o incluso tener alguna vulnerabilidad de seguridad que haga que los clientes se vean afectados por ataques de crackers a los servidores.

Richard Stallman, fundador de la Free Software Foundation, cree que la computación en nube pone en peligro las libertades de los usuarios, porque éstos dejan su privacidad y datos personales en manos de terceros.

«Una de las razones por las que no debes usar aplicaciones web para tus tareas de TI, es que pierdes el control. Tú debes estar en condiciones de realizar tus propias tareas en tu propio PC, en un programa amante de la libertad. Si usas un programa propiedad de un proveedor, o el servidor Web de otra persona, entonces quedas indefenso…el cloud computing es una trampa».

Aunque los sitios con servicios en línea y las empresas que los gestionan no tuviesen malas intenciones, lo cierto es que si por alguna circunstancia sus servidores se caen, perdiendo la conexión o resultan dañados, el servicio es vendido a otra empresa o se recibe un ataque de crackers, todos los datos almacenados en las cuentas de los internautas quedarían comprometidos.

Por ese motivo es necesario tener programas que permitan sincronizar nuestros datos tanto en escritorio como en la nube, como por ejemplo permite el gestor de tareas Evernote. Y si esto no fuese posible poder disponer de software para backups o herramientas para realizar copias de seguridad de nuestras cuentas y perfiles en internet. Afortunadamente existen muchos servicios, algunos de pago y otros gratuitos, muy fáciles de usar para cumplir con esta necesidad que nace de la controversia sobre el Cloud Computing.

Realizar backups en Gmail

Google es una empresa más que confiable y brinda muchísimos servicios online gratuitos, como su servicio de correo electrónico Gmail. No obstante hay muchos usuarios que prefieren guardar sus correos y antiguos emails en un backup. Algunas servicios de correo webmail permiten realizar copias de seguridad de nuestros datos, por ejemplo en Windows Live Hotmail, se pueden exportar datos accediendo desde Opciones puedes exportar contactos y mensajes enviados.

En Gmail, tienes que ir a Opciones para activar Forwarding and POP/IMAP que te deja copiar los emails entrantes a la direccion que indiques. También se puede activar POP para todo email y de ese modo importar la bandeja de entrada a software de escritorio para la gestion del correo electrónico.

Sin embargo existen herramientas de terceros para realizar backups más completos como Gmail Backup. Funciona ingresando los datos de acceso y Gmail Backup realiza una copia de seguridad completa de nuestra cuenta.

Gmail backup

Gmail Keeper es un software para backups con más funciones que Gmail Backup pero es de pago, incluye un sistema para planificar en que fechas se harán las copias de seguridad pero en versión gratuita, Gmail Keeper tiene un máximo de 300 emails. Su coste es de $29.95.

Gmail backup

Realizar copia de seguridad de una cuenta Facebook

Por supuesto, entre los servicios online en la nube se encuentran los perfiles en redes sociales, como Facebook. Para tener un resguardo de tus cuentas puedes usar Teasker, que incluyen secciones donde explican porque es útil tener backups de perfiles como por ejemplo que te borren la cuenta por infringir los términos y condiciones de uso, que haya un hackeo; el hecho de poder no sólo tener una copia de seguridad sino reestablecerla en una nueva cuenta.

Hay que tener cuenta y dar los datos de acceso de modo que se haga un backup semanal de las cuentas, en redes sociales como Facebook, MySpace, Linkedin, Friendster y Bebo. Planean incorporar compatibilidad para otras redes sociales proximamente.

También se puede usar un servicio de pago más profesional como SocialSafe, el precio es muy asequible, de apenas $2.99 dólares aunque lamentablemente ofrece copias de seguridad de contactos, datos de perfil y fotos pero no de bandeja de entrada, grupos o aplicaciones.

Social Safe

Hacer backup de cuentas Twitter

Tweet Scan Backup sirve para guardar tus actualizaciones, los tweets enviados, respuestas, amigos a los que sigues, followers y la cuenta en general creando un archivo que puede ser consultado de forma offline.

Existen otras soluciones disponibles para realizar copias de seguridad de cuentas Twitter como BackupMyTweets que va guardando todas las actualizaciones diariamente y luego se pueden descargar en formatos HTML, XML, o JSON.

Twistory añade los tweets a una aplicación que establece un calendario para navegar facilmente entre las actualizaciones al contrario que el timeline, y la herramienta Twinbox permite organizar los tweets con Microsoft Outlook.

Finalmente otra opción es llevar la monitorización del feed de cada cuenta Twitter en un lector RSS como FeedDemon, basado en Windows.

Tweet backup

Crear un backup de Google Docs

Google Docs es otro servicio online de Google, una suite de ofimática muy útil como cualquier otra entrega de Google, permite trabajar con documentos y organizar tareas en línea dentro de un grupo de trabajo compuesto por varios usuarios, es utilizado por bastantes empresas por lo que Google cuida mucho la protección de datos así como la privacidad al estudiar posibles demandas de instituciones. Una forma muy sencilla de tener un respaldo de Google Docs es mediante GDocBackup, que va monitoreando tu trabajo de modo que guarda todo documento nuevo o actualizaciones de otro creado anteriormente.

La versión más actualizada de Gladinet Cloud Desktop permite crear copias de seguridad de Google Docs y obtenerlas directamente con alguno de los proveedores soportados por el software como Amazon S3, Box.net, Windows Live Skydrive, o descargar mediante FTP. Sirve muy bien para descargar backups de Google Docs sobretodo si ya tienes muchos archivos en uso.

GDocBackup

Realizar backup de un blog en WordPress

Si gestionas un weblog y tu plataforma de publicación es WordPress, entonces como cualquier otro webmaster o blogger no puedes eludir la tarea constante de tener copias de seguridad, que siempre se realizan por responsabilidad pero esperando no tener que hacer uso de ellas, sobre todo si es por un ataque al servidor para dañar la web o inyectar código malicioso.

Una opción muy utilizada es tener un backup periódico de la base de datos, se puede hacer con el plugin WP-DB-Backup, para usarlo hay que ir a Opciones —> Backup de ese modo se pueden establecer backups periodicos. Es un plugin wordpress bastante popular y de momento es compatible hasta la versión más reciente del CMS de blogs.

Para tener un backup completo no basta solamente con la base de datos, tendrás que tener un backup de archivos, imágenes, diseño… para ello puedes realizar un backup desde tu hosting o usar un software como SyncBack para sincronizar los cambios en tus copias de seguridad periodicas y bajarlas por FTP.

SyncBack

Estos programas son útiles para blogs en plataformas online, como los clientes webmail, pero si tenemos nuetra bitácora en un servicio de hosting lo que debemos hacer es un backup general de la cuenta, desde el panel o mediante consola de comandos.

Obtener un backup de videos Youtube

Youtube es cada vez más paciente con las infracciones a los términos y condiciones, actualmente si los videos que has subido tanto desde tu ordenador como desde móvil, no cumplen con el tipo de contenido apto para el portal de videos o el usuario del canal no tiene la autoría o propiedad intelectual de los contenidos entonces sencillamente serán deshabilitados en poco tiempo o al visionarlos aparecerán anuncios en favor del autor o de quien tenga el copyright.

Anteriormente muchas personas se quejaban de cierres de cuenta pero creo que ahora no hay baneos salvo en casos extremos de mala conducta. Aún asi, para muchas personas sería conveniente tener un backup de todos sus videos, una herramienta sencilla de usar es UltraGet que también sirve con Google Video y MetaCafe. Hay muchos programas para descargar videos de Youtube, el más popular en estos momentos podria ser DownloadHelper, aunque es más bien global para videos flash en internet y se trata de una extensión para el navegador Firefox.

Ultraget

Crear un backup de tus fotos en Flickr

FlickrEdit sirve para tener un backup de todas las fotos guardadas en tus álbumes de Flickr con su título, descripción, etiquetas y copyright, esto deberia ser asi porque en Flickr insisten en que solamente subas fotos que te pertenezcan. Además es mejor asi si conservas los originales. Este software también sirve como editor y para subir fotos a tu cuenta Flickr.

Migratr es un software para descargar tus fotos si quieres tener un backup pero también para migrar de servicio online de fotos, actualmente soporta los sitios web Faces.com, Flickr, Picasa Web, Photobucket, SmugMug, entre otros.

También se puede usar offlickr, una herramienta que funciona mediante linea de comandos a la que estarán acostumbrados los usuarios de Linux o que usen acceso SSH de vez en cuando a sus servidores, permite descargar fotos, videos y datos del material que tengas en la cuenta. El código fuente programado en Python está disponible asi que los programadores podrán realizar cambios o trastear un poco.

backup fotos Flickr

Crear una copia de seguridad de tus datos en LinkedIn

LinkedIn es una red bastante desarrollada, enfocada a los contactos profesionales, donde los usuarios incluyen su curriculum vitae y su experiencia laboral, aunque no todo el mundo se ha pasado por allí a realizar un poco de networking. Si tienes cuenta seguramente querrás guardar tu perfil. Se pueden exportar los datos desde el icono PDF en la página de perfil, no requiere un software de terceros. Puedes buscar tus contactos en Contacts > Export Connections y guardarlos en un archivo de formato CSV o VCF, asi tendrás disponible tu libreta de direcciones.

Crear un backup de tus imagenes en Photobucket

Normalmente puedes tener una cuenta Photobucket para alojar tus imágenes de forma externa a un servidor de pago, si incumples los términos y condiciones te las borrarán pero no te quitarán la cuenta. Si deseas tener un backup y mejor capacidad, tendrías que pagar la cuenta Pro, con un coste de $24.95 dólares por año. Proporciona acceso FTP para descargar tus imágenes al ordenador, puedes usar un programa FTP como Filezilla o SmartFtp para ello.

Existe una herramienta de nombre PhotoFucket, que te pide la ID de la cuenta y el nombre del álbum donde tienes las fotos, después realiza una búsqueda y muestras las imagenes que serán descargadas.

backup Photobucket

Crear un backup de todas las cuentas y servicios online

Puedes utilizar soluciones globales de servicios para resguardar todas tus cuentas online, pero generalmente son de pago. Lifestream Backup, es un servicio de calidad y soporta cuentas en Flickr, Photobucket, Twitter, Google Docs, Delicious y blogs WordPress; su coste es de 29.95 USD por año.

BackupMy.Net engloba copias de seguridad para web mail, en cuentas que utilicen Gmail, Hotmail, Windows Live; como también ofrece backups para servicios de blogs en WordPress, Blogger o Typepad asi como servicios online de fotos como Flickr, Photobucket, Facebook, Picasa, smugmug. Cada servicio tiene un coste de 19.95 USD por año y 1GB de espacio con un coste de 2.95 USD por cada GB adicional de espacio que necesites.

Esperamos que puedan servirte estas herramientas para tener siempre un respaldo de tus cuentas, email, perfiles en redes sociales y tu blog. En cualquier caso es una buena costumbre de seguridad informática. Gracias a Techradar.